Chữ ký và trả lời tự động
Tạo chữ ký có định dạng và gán cho thư mới hoặc thư trả lời, bật thư trả lời tự động khi vắng mặt, khai địa chỉ tin cậy và sao lưu thư ra tệp .tgz.
Bốn mục Chữ ký, Thư trả lời tự động, Địa chỉ tin cậy và Nhập/Xuất trong Cài đặt xử lý phần "tự động" của hộp thư — ký tên sẵn, trả lời thay khi vắng mặt, bỏ chặn ảnh với người gửi quen và sao lưu toàn bộ thư ra tệp.
Vào ở đâu
Mở Cài đặt rồi chọn mục tương ứng ở cột trái: Chữ ký, Thư trả lời tự động, Địa chỉ tin cậy, Nhập/Xuất.
Tạo và gán chữ ký
- Bấm Thêm chữ ký → đặt tên cho chữ ký.
- Soạn nội dung trong trình soạn bên phải. Thanh định dạng cho phép in đậm, đổi màu, chèn liên kết, chèn ảnh, chèn bảng.
- Bấm Lưu lại.
Ở khối Sử dụng chữ ký → Tài khoản chính, chọn chữ ký áp dụng cho từng trường hợp:
| Trường hợp | Ý nghĩa |
|---|---|
| Thư mới | Chữ ký tự chèn khi soạn thư mới. |
| Trả lời & chuyển tiếp | Chữ ký dùng khi trả lời hoặc chuyển tiếp; chọn Không dùng chữ ký nếu muốn để trống. |
Sửa hoặc xoá chữ ký bằng hai biểu tượng trên dòng chữ ký trong danh sách.
Thư trả lời tự động
Dùng khi vắng mặt: mọi người gửi thư tới sẽ nhận ngay một thư trả lời soạn trước.
- Ở Trạng thái, chọn Gửi thư tự động trả lời.
- Nhập nội dung vào ô Tin nhắn.
- Người gửi ngoài — chọn cách xử lý thư đến từ ngoài tổ chức, mặc định Gửi thư trả lời tự động tiêu chuẩn.
- Tích Gửi thư trả lời tự động trong khoảng thời gian sau rồi chọn ngày bắt đầu và kết thúc — hết khoảng đó OneMail tự ngừng trả lời.
- Bấm Lưu thay đổi.
Ngừng sớm bằng cách chọn lại Không gửi thư trả lời tự động và lưu.
Địa chỉ tin cậy
Mục Địa chỉ tin cậy khai những địa chỉ hoặc tên miền quen. Thư đến từ danh sách này được hiển thị hình ảnh ngay, không cần cho phép từng lần — tiện cho bản tin nội bộ hay thư hệ thống có nhiều ảnh.
Sao lưu và phục hồi thư
Mục Nhập/Xuất dùng khi cần chuyển thư sang hệ thống khác hoặc giữ một bản lưu ngoài hộp thư.
Xuất:
- Ở Loại, chọn Tài khoản (toàn bộ dữ liệu hộp thư) hoặc Danh bạ.
- Ở Nguồn, chọn thư mục cần xuất — mặc định Thư mục gốc là toàn bộ hộp thư.
- Tích Thiết lập nâng cao nếu cần lọc thêm trước khi xuất.
- Bấm Xuất — dữ liệu tải về dưới dạng tệp
.tgz.
Nhập: kéo tệp vào vùng Kéo tập tin vào đây, hoặc bấm Chọn tệp .tgz, .zip hoặc .csv. Định dạng hỗ trợ .tgz, .zip, .csv, giới hạn tối đa 500MB mỗi lần.
Giới hạn & lưu ý
- Chữ ký lưu riêng từng cái; đổi chữ ký đang gán cho Thư mới sẽ áp dụng luôn cho thư soạn sau đó.
- Thư trả lời tự động chỉ gửi một lần cho mỗi người gửi trong một khoảng thời gian, nên không tạo vòng lặp thư qua lại.
- Bật trả lời tự động mà không đặt Khoảng thời gian thì nó chạy đến khi tự tắt — nên đặt ngày kết thúc ngay từ đầu.
- Tệp nhập vượt 500MB sẽ bị từ chối. Với hộp thư lớn, OneMail khuyến nghị "với mailbox lớn, xuất theo từng thư mục (Inbox, Sent...) thay vì 'All' để dễ import lại."
- Nhập thư không thay thế thư đang có mà thêm vào, nên nhập cùng một tệp hai lần sẽ tạo thư trùng.
- Địa chỉ tin cậy chỉ ảnh hưởng việc hiển thị hình ảnh, không bỏ qua bộ lọc thư rác.