Danh bạ và chia sẻ
Quản lý liên hệ trong danh bạ OneMail, chia sẻ thư mục thư cho người khác, chấp nhận hoặc từ chối thư mục được chia sẻ.
Danh bạ lưu liên hệ dùng để gợi ý người nhận khi soạn thư, còn mục Chia sẻ trong Cài đặt cho phép mở một thư mục thư cho tài khoản khác cùng xem — hai tính năng hay dùng khi làm việc theo nhóm.
Vào ở đâu
- Danh bạ: bấm Danh bạ ở cuối cột trái của webmail.
- Chia sẻ: mở Cài đặt → Chia sẻ.
Quản lý liên hệ
- Thêm liên hệ: bấm Thêm mới danh bạ → nhập họ tên, địa chỉ thư, điện thoại, công ty, chức danh, ghi chú → lưu.
- Sửa / xoá: chọn liên hệ trong danh sách rồi dùng thao tác tương ứng. Liên hệ đã xoá nằm trong Thùng rác của danh bạ.
- Tìm liên hệ: gõ vào ô Tìm kiếm liên hệ ....
- Nhóm thư mục: bấm Tạo thư mục Liên hệ để chia danh bạ thành nhiều nhóm.
Các mục có sẵn ở cột trái:
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Liên hệ | Danh bạ chính, nơi liên hệ tự thêm nằm ở đó. |
| Emailed Contacts | Địa chỉ hệ thống tự ghi nhận từ những thư đã gửi đi. |
| Nhóm thư | Nhóm địa chỉ dùng chung, gửi một lần tới nhiều người. |
| Thùng rác | Liên hệ đã xoá, còn khôi phục được. |
Số trong ngoặc cạnh LIÊN HỆ là tổng số liên hệ đang có.
Chia sẻ thư mục thư
Mở Cài đặt → Chia sẻ. Trang chia ba khối theo chiều chia sẻ.
Chia sẻ thư mục của mình
Bấm chuột phải vào thư mục cần chia sẻ ở cột trái → chọn chia sẻ, rồi nhập địa chỉ người nhận và chọn vai trò (quyền chỉ xem, hay thêm quyền sửa/xoá). Thư mục đã chia sẻ liệt kê trong khối chia sẻ bởi mình, kèm nút thu hồi và gửi lại lời mời.
Nhận thư mục người khác chia sẻ
Khối Thư mục đã được chia sẻ với tôi nhưng chưa được chấp nhận liệt kê lời mời đang chờ. Hai cách hiển thị:
- Hiển thị các thư mục được chia sẻ với tôi thông qua một nhóm thư — dành cho thư mục chia sẻ cho cả nhóm.
- Hiển thị các thư mục được chia sẻ với tôi bởi địa chỉ email sau: — nhập địa chỉ người chia sẻ rồi bấm Tìm các lượt chia sẻ. Dùng cách này khi thư mục được chia sẻ trực tiếp cho một người.
Trên dòng lời mời, chọn chấp nhận để thêm thư mục vào cây thư mục của mình (đặt được tên hiển thị riêng), hoặc từ chối để bỏ qua. Thư mục đã chấp nhận chuyển sang khối Thư mục được chia sẻ với tôi mà tôi đã chấp nhận và xuất hiện luôn ở cột trái webmail.
Bảng hiển thị Chủ sở hữu, Mục chia sẻ (đường dẫn thư mục gốc), Loại, Vai trò, Tên thư mục hiển thị tại hộp thư của mình và Với là địa chỉ được chia sẻ.
Thông báo trong webmail
Thông báo hoạt động của tài khoản (đăng nhập mới, thay đổi bảo mật…) mở từ biểu tượng chuông ở thanh trên. Bấm chuông để xem danh sách, đánh dấu đã đọc từng thông báo hoặc đánh dấu tất cả.
Giới hạn & lưu ý
- Thay đổi trong mục Chia sẻ lưu ngay lập tức — OneMail báo "Lưu ý: Những thay đổi đối với phần chia sẻ được lưu ngay lập tức."
- Emailed Contacts do hệ thống tự ghi nhận, không nên coi là danh bạ đã kiểm duyệt; địa chỉ dùng thường xuyên nên thêm hẳn vào Liên hệ.
- Người được chia sẻ chỉ làm được đúng những gì vai trò cho phép; muốn đổi thì chủ thư mục phải chia sẻ lại với vai trò khác.
- Thu hồi chia sẻ khiến thư mục biến khỏi hộp thư người kia ngay, kể cả khi họ đã chấp nhận trước đó.
- Khối lời mời chờ chấp nhận mặc định chỉ tìm chia sẻ qua nhóm thư; thư mục do một người chia sẻ trực tiếp phải tìm theo địa chỉ email mới thấy.
- Trang thông báo dạng toàn màn hình dành cho giao diện di động; trên máy tính dùng biểu tượng chuông.