Hóa đơn VAT
Mỗi đơn hàng chỉ xuất hóa đơn một lần; bộ thông tin xuất hóa đơn khai trước và dùng lại cho các lần sau.
Thẻ Hóa đơn VAT là nơi tra lại các hóa đơn giá trị gia tăng đã xuất cho những đơn hàng đã thanh toán, đồng thời khai báo trước thông tin xuất hóa đơn để hệ thống dùng cho các lần sau.
Vào Ví & thanh toán › Hóa đơn VAT, hoặc portal.inet.vn/billing#invoice-list.
Bên trong thẻ này có hai phần, chuyển qua lại bằng hai nút ở đầu trang:
- Danh sách hóa đơn VAT: Toàn bộ hóa đơn đã xuất cùng trạng thái của từng hóa đơn.
- Tài khoản hóa đơn VAT: Thông tin dùng để xuất hóa đơn, khai một lần và dùng lại về sau.
Hình 1: Danh sách hóa đơn VAT.
Danh sách hóa đơn đã xuất
Bảng liệt kê thông tin của từng hóa đơn đã xuất, gồm các cột sau:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Hóa đơn | Số hiệu của hóa đơn. |
| Tổng tiền | Giá trị ghi trên hóa đơn. |
| Xuất hóa đơn cho | Đối tượng nhận hóa đơn. Với cá nhân, hệ thống hiển thị họ tên; với doanh nghiệp, hệ thống hiển thị tên công ty kèm mã số thuế. |
| Ngày tạo | Thời điểm hóa đơn được tạo. |
| Trạng thái | Tình trạng hiện tại của hóa đơn. |
| Hành động | Nút Chi tiết mở danh sách sản phẩm trên hóa đơn. Menu ⋮ bên cạnh có Xem hóa đơn trực tiếp hoặc Click để xem khi hóa đơn còn mở xem được; hết hạn xem thì dưới cột Trạng thái hiện ghi chú Đã hết hạn xem. |
Ý nghĩa các trạng thái
Bảng dưới là ý nghĩa từng trạng thái; thanh bộ lọc phía trên bảng chỉ có Tất cả và bốn trạng thái dùng nhiều nhất.
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Hoàn thành | Hóa đơn đã xuất xong. |
| Đã ký | Hóa đơn đã được ký. |
| Chờ ký | Hóa đơn đã lập, chờ ký. |
| Chờ xác nhận | Hóa đơn đang chờ xác nhận thông tin. |
| Từ chối | Hóa đơn không được chấp nhận. |
| Đã xoá | Hóa đơn đã bị huỷ bỏ khỏi danh sách. |
Thanh bộ lọc gồm Tất cả và bốn trạng thái dùng nhiều nhất; các trạng thái còn lại vẫn hiện ở cột Trạng thái của từng dòng. Góc phải bảng có nút đổi kiểu xem Đầy đủ / Thu gọn. Chế độ xem Thu gọn ẩn bớt cột Ngày tạo.
Xuất hóa đơn cho một đơn hàng
- Mở tab Đơn hàng, tìm đơn ở trạng thái Hoàn thành.
- Bấm ⋮ trên dòng đơn đó, chọn Xuất hóa đơn điện tử.
- Ở ô Thông tin hóa đơn, chọn một bộ tài khoản hóa đơn đã khai, hoặc bấm + để tạo bộ mới.
- Soát lại bảng sản phẩm, bỏ dòng không cần xuất.
- Xác nhận để gửi yêu cầu xuất hóa đơn.
Mỗi đơn chỉ xuất hóa đơn một lần. Đơn đã xuất rồi thì portal không cho xuất lại.
Khai báo tài khoản hóa đơn
Hình 2: Các bộ thông tin xuất hóa đơn.
Phần Tài khoản hóa đơn VAT là nơi lưu sẵn thông tin dùng để xuất hóa đơn về sau. Nút Tạo tài khoản ở góc phải cho phép thêm một bộ thông tin mới, và mỗi bộ gồm:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Loại | Cá nhân hoặc Tổ chức |
| Thông tin khách hàng | Họ tên cá nhân, hoặc tên doanh nghiệp kèm mã số thuế |
| Số điện thoại | Số liên hệ ghi trên hóa đơn. |
| Địa chỉ | Địa chỉ ghi trên hóa đơn. |
| Email nhận hóa đơn | Nơi nhận hóa đơn sau khi xuất. |
| Hành động | Nút Cập nhật để sửa. Menu ⋮ có Đặt làm mặc định (chỉ hiện với bộ chưa mặc định) và Xóa (có bước xác nhận) |
Bộ đang mặc định mang nhãn Mặc định và được chọn sẵn mỗi lần xuất hóa đơn, nên kiểm tra kỹ bộ mặc định ngay từ đầu. Chế độ xem Thu gọn ẩn cột Email nhận hóa đơn.
Tạo một bộ thông tin mới
- Bấm Tạo tài khoản ở góc phải.
- Chọn Xuất hóa đơn cho là Tổ chức hoặc Cá nhân.
- Với tổ chức: nhập Mã số thuế rồi bấm Tra cứu thông tin để hệ thống điền sẵn tên và địa chỉ doanh nghiệp.
- Khai nốt số điện thoại, địa chỉ và email nhận hóa đơn — ô email nhận được nhiều địa chỉ.
- Tích Đặt làm tài khoản xuất hóa đơn mặc định nếu muốn dùng bộ này mặc định, rồi bấm Lưu.
Hình 3: Hộp thoại khai thông tin xuất hóa đơn.
Hóa đơn đã xuất không sửa được và không xuất lại được trên portal. Cập nhật ở Tài khoản hóa đơn VAT chỉ áp dụng cho các lần xuất sau. Hóa đơn đã xuất bị sai thông tin thì gửi ticket để được hỗ trợ.
Lưu ý: Mã số thuế và tên doanh nghiệp phải trùng khớp với đăng ký kinh doanh. Sai lệch ở hai thông tin này khiến hóa đơn bị từ chối.